Fem gode råd til en driftssikker AMS-aftale, der sikrer organisationens digitale applikationer.

Pressemeddelelse Den 20. November 2020

Efterspørgslen på Application Management Services – bedre kendt som AMS – er stigende blandt private virksomheder og offentlige institutioner. Derfor kommer COO hos udviklingshuset Commentor, Jesper Dan Christiansen, her med fem gode råd til en AMS-aftale, der sikrer organisationens digitale applikationer.

Digitaliseringen pågår med fuld kraft, og systemlandskaberne forgrener sig i dag til nærmest alle dele af organisationen. Det har lagt pres på it-afdelingerne, som skal drifte, vedligeholde og udvikle på de mange applikationer. Den udvikling har skabt efterspørgsel på de såkaldte AMS-aftaler, hvor it-leverandører tager over på dele af eller samtlige opgaver, der vedrører en it-løsning.

Derfor kommer COO hos udviklingshuset Commentor, Jesper Dan Christiansen, her med fem gode råd til, hvordan man tegner en AMS-aftale, der sikrer den tilstrækkelige service og udvikling af organisationens applikationer.

Videnssikring er altafgørende

En af de typiske grunde til, en organisation tegner en AMS-aftale, er udfordringer med fastholdelse af viden om en given applikation og spredning af denne viden på flere ressourcer. Sidder der eksempelvis én medarbejder på én løsning, afhænger den pågældende applikation – og dermed organisationens drift – i høj grad af den ene medarbejder. Går vedkommende på ferie, bliver syg eller går på pension, har organisationen et problem.

Her kan en it-leverandør via en AMS-aftale supplere eller tage helt over på en applikation. Men har leverandøren ligeledes kun én medarbejder siddende på den givne løsning, står man som kunde tilbage med det samme problem.

– Har leverandøren ikke selv styr på at vidensdele om organisationens løsning, bliver man hurtigt slået tilbage til start, når leverandørens medarbejder går på ferie eller bliver syge, siger han og opfordrer til, at man som kunde sikrer sig, at leverandøren har flere medarbejdere koblet på den pågældende applikation, fortæller Jesper Dan Christiansen.

Hav opskalering in mente

Med flere medarbejdere er der også mulighed for at skalere op, når det er nødvendigt. Det vil typisk være i forbindelse med videreudviklingsopgaver, viser Commentors egne analyser:

– Udviklings- og forbedringsomkostningerne kommer typisk i større pukler. Har leverandøren flere medarbejdere på projektet, vil opstart på udviklingsprojekterne dog være nemmere – og dermed også billigere – end hvis leverandøren skal til at indkøre og oplære ekstra mandskab, siger Jesper Dan Christiansen og tilføjer:

– AMS-leverandøren vil også have bedre forudsætninger for at forbedre applikationen, da de kender til løsningen. Det smitter af på pris og kvalitet sammenlignet med, hvis man skal ud at finde en helt anden leverandør til udvikling.

Guld, sølv eller bronze?

De fleste leverandører tilbyder en række servicemuligheder, som kunden kan vælge efter behov. Her er det ifølge Jesper Dan Christiansen vigtigt, at man som kunde tager et grundigt kig på den pågældende applikation og overvejer sine behov nøje:

– Med nogle applikationer kan det være en god ide med eksempelvis 24 timers support. Mange leverandører tilbyder også proaktiv overvågning, som fanger tekniske problemer næsten før, uheldet er ude. Det er typisk nogle dyrere tilkøb, som måske ikke er så relevante for mindre, kritiske applikationer. Er der derimod tale om en forretningskritisk løsning, er det måske værd at investere i organisationens driftssikkerhed lige såvel som man tilkøber sig en forsikring i andre sammenhænge.

Styr på transitionsfasen

I begyndelsen af en AMS-aftale skal leverandøren lære organisationen og dens applikation at kende. Det tager tid og koster dermed penge. Det er derfor vigtigt at stille krav om en professionel og struktureret transitionsfase, så timeforbruget ikke løber løbsk:

– Kigger vi på den gennemsnitlige AMS-aftales Total Cost of Ownership, så vil drifts- og supportomkostningerne typisk være høje i starten og derefter falde over tid. Det er derfor vigtigt, at man igen overvejer sine behov for en AMS-aftale. Der er nemlig ikke nødvendigvis en god case i at bruge en masse timer på at overdrage en mindre løsning med lav aktivitet, lyder rådet fra Jesper Dan Christiansen og tilføjer, at de fleste it-leverandører typisk er til at forhandle med om prisen på opstartstimer.

Undgå vendor lock-in

Det er ifølge Jesper Dan Christiansen også en god ide at undgå såkaldte vendor lock-ins, hvor standardsoftware er en del af applikationen, og ip-rettighederne således ligger hos softwareudbyderen.

– Det er meget svært og dyrt at ændre igen, hvis dele af applikationen består af en standardløsning, som der reelt kun er én leverandør, der kan vedligeholde og videreudvikle på. Organisationer bør derfor nøje overveje, om der skal anvendes standardsoftware, når man udvikler sine applikationer. For med vendor lock-in er man stavnsbundet til softwareudbyderen, og det svækker selvsagt de fremtidige muligheder for at konkurrenceudsætte og lande den bedste AMS-aftale, siger han og fortæller, at man ligeledes bør overveje kontraktens længde, inden der skrives under på en AMS-aftale:

– Er man tryg ved sin leverandør og har fået en god aftale, så er det helt fint med en længerevarende kontrakt. Ellers holder kortere kontrakter leverandøren på tæerne og giver organisationen mulighed for at afsøge markedet for den på det tidspunkt bedste aftale. Her spiller løsningens størrelse – og dermed længden og prisen på transitionsfasen – ind. Er der tale om en forretningskritisk og videnstung applikation, bør man nøje afveje, om der skal tegnes en lang eller kort kontrakt, lyder det afslutningsvist fra COO, Jesper Dan Christiansen.

Læs mere om en AMS hos Commentor og download vores guide til Application Management Service