Efter udflytning: Digitalisering hjælper Statens Administration
P R E S S E M E D D E L E L S E
1. april 2019
Efter flytning fra hovedstaden til Hjørring lagde Statens Administration organisationen om, hvilket skabte et behov for at digitalisere medarbejdernes opgaveløsning og dialog med kunderne. Resultatet blev Statens Administrations nye kundeportal, som er bygget efter agile udviklingsmetoder. Og netop agile IT-projekter er en stigende trend blandt de offentlige organisationer, fortæller Michael Hove, som er CEO for udviklingshuset Commentor.
Da Statens Administration flyttede fra København til Hjørring tilbage i 2016, betød udflytningen til det nordjyske ikke kun en geografisk ændring. Den nye placering medførte nemlig også en omlægning af hele organisationen bag Statens Administration, der laver løn- og regnskabsadministration for omkring 160 statslige institutioner og deres 55.000 ansatte. Og det stillede krav om bedre overblik og øget struktur i arbejdsgangene, fortæller kontorchef hos Statens Administration, Per Helmer Roos:
– Ikke alle medarbejdere flyttede med til Hjørring, og derfor mistede vi erfaren arbejdskraft. I samme ombæring begyndte vi at arbejde mere efter standardiserede processer i stedet for, at hver enkelt medarbejder sad med ansvaret for én kunde, hvilket med udflytningen havde vist sig at være en sårbar løsning, siger han og fortsætter:
– Vi erkendte hurtigt, at der var behov for en digital løsning, hvor vi kunne danne os et samlet overblik over samarbejdet og dialogen med den enkelte kunde. Og det var startskuddet til udviklingen af vores kundeportal, som vi bestilte i foråret 2018, og som allerede nu er i drift. Med kundeportalen har vi mulighed for at trække informationer på tværs af vores kunder. Det betyder, at vi hele tiden kan udvikle og forbedre vores services på baggrund af konkrete tilbagemeldinger fra netop kunderne.
Den digitale portal er bygget af udviklingshuset Commentor, som har bygget løsningen efter agile udviklingsprincipper. Så selvom kundeportalen nu er leveret og i fuld drift, så har Statens Administration stadig mulighed for at tilføje yderligere specifikationer til deres nye kundeportal. Og ifølge CEO for Commentor Michael Hove, så vinder de agile IT-projekter i dag indpas i den offentlige sektor:
– Man er i staten begyndt at køre efter mere agile IT-projektmodeller, hvilket også er tilfældet med den kundeportal, vi har udviklet i samarbejde med Statens Administration. Førhen vil kunden typisk udfærdige specifikationer selv eller hyre eksterne konsulenter, hvilket godt kunne være en omfattende proces, fortæller Michael Hove og fortsætter:
– Nu kommer vi tidligere ind i processen og kan arbejde mere agilt, således at man kan opnå gode resultater tidligt i udviklingsforløbet og måske undgå nogle af de misforståelser, der er et af kendetegnene ved den ældre model. Så på den måde skaber agile metoder både merværdi og kan i sidste ende være med til at spare penge, da man ikke skal i gang med en masse dyre omlægninger, efter systemet er overleveret.
Ifølge Per Helmer Roos har de hos Statens Administration også hentet inspiration i og udenfor den offentlige sektor, da de skulle vælge en løsning til deres kundeportal:
– Da vi skulle finde en IT-løsning, kiggede vi både på, hvad man gjorde i andre statslige organisationer, men også på tendenserne i den private sektor. Og her arbejder man i stigende grad efter agile principper, da det giver mulighed for løbende og i samarbejde med leverandøren atfinde frem til den bedste løsning. På den måde udnytter man nemlig bedst hinandens kompetencer, da leverandøren med deres ekspertise oversætter vores forretningsbehov til en digital løsning.
Næste skridt i udviklingen af kundeportalen er allerede planlagt og består i at udbygge datamængden, som medarbejderne kan trække ud af kundeportalen, fortæller Per Helmer Roos:
– Vores egne og kundernes behov udvikler sig hele tiden. Vi har eksempelvis fundet ud af, at vi gerne vil have mulighed for at hente samtlige informationer om den enkelte kunde og tage den med til vores kundemøder. Og det har vi mulighed for, da vi har fået en platform, der er fleksibel for tilføjelse af nye funktionaliteter, siger han slutteligt.
Læs mere om den færdige løsning for Statens Administration
For yderligere information kontakt venligst:
Michael Hove, CEO for Commentor, tlf +45 2999 2071 eller e-mail: mhj@commentor.dk og om
Jesper G. Larsen, Marketing & Communications Manager hos Commentor, tlf.: +45 20858581 eller e-mail: jgl@commentor.dk
